Privacyverklaring
Op 25 mei 2018 is de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden in de Europese Unie. Oftewel: per 25 mei geldt overal in de Europese Unie dezelfde privacywetgeving. De AVG heeft ook consequenties voor verenigingen. Fanfarecorps Erica houdt zich uiteraard aan de wetgeving. Alle maatregelen die in het kader van de AVG genomen moesten worden, zijn door fanfarecorps Erica genomen. Zo is onder andere een privacy verklaring opgesteld. De leden zijn over de genomen maatregelen geïnformeerd en hebben hun toestemming er voor gegeven. Ook de donateurs zijn geïnformeerd en hebben een instemmingsverklaring toegezonden gekregen. Vervolgens heeft fanfarecorps een AVG-verklaring aangevraagd en verkregen. Beide documenten vindt u hieronder integraal afgedrukt.
Privacy Verklaring Fanfarecorps Erica, Austerlitz
ALGEMEEN
Fanfarecorps Erica hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en verklaart al het nodige te zullen doen om de privacy van haar leden en donateurs te waarborgen.
Fanfarecorps Erica verklaart zich te zullen houden aan alle in Nederland geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Fanfarecorps Erica verklaart zorgvuldig om te zullen gaan met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens en zal daarbij de onderstaande werkwijze hanteren:
persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en de soorten persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring,de verwerking van persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt,
als persoonsgegevens worden verwerkt, wordt daar toestemming voor gevraagd,
passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen teneinde de beveiliging van persoonsgegevens zo optimaal mogelijk te waarborgen,
persoonsgegevens worden nooit doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt,
diegenen van wie fanfarecorps Erica persoonsgegevens verwerkt, worden onder andere door middel van deze privacy verklaring geïnformeerd over zijn/haar rechten omtrent (verwerking van) persoonsgegevens. Fanfarecorps Erica zal deze rechten respecteren.
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS t.b.v. INFORMATIEVOORZIENING / MEDEDELINGEN AAN LEDEN
Persoonsgegevens van leden worden door fanfarecorps Erica verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
het informeren van de leden van de vereniging over zaken de vereniging betreffende alsmede over (muzikale) activiteiten die van belang kunnen zijn voor de leden,
het uitnodigen van de leden voor bijeenkomsten,
het innen van contributie,
het aanmeten van een uniform.
Grondslag voor de verstrekking en het gebruik van deze persoonsgegevens is het lidmaatschap van de vereniging.
Voor de omschreven doelstelling heeft fanfarecorps Erica de volgende persoonsgegevens van haar leden gevraagd:
- naam,
- adres,
- woonplaats,
- roepnaam
- geslacht,
- geboortedatum,
- e-mail adres
- (mobiel) telefoonnummer/whatsapp
- bankrekening,
- (confectie)maat,
Persoonsgegevens worden door fanfarecorps Erica opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat een persoon lid is van de vereniging.
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN DONATEURS
Persoonsgegevens van donateurs worden door fanfarecorps Erica verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
informatieverstrekking aan donateurs over optredens of andere voor de donateurs relevante zaken,
innen van het toegezegde donatiebedrag.
Grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn:
mondelinge toestemming,
ondertekend donateursformulier,
afgifte incasso-machtiging.
Voor de bovenstaande doelstellingen heeft fanfarecorps Erica de volgende persoonsgegevens van haar donateurs gevraagd:
voorletters,
tussenvoegsel,
achternaam,
geslacht,
adres,
woonplaats,
e-mail adres,
bankrekeningnummer.
Deze persoonsgegevens worden door fanfarecorps Erica opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode tijdens welke de betreffende persoon donateur is van de vereniging.
OVERIGE BEPALINGEN
VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN
Fanfarecorps Erica geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een politieonderzoek, in het kader waarvan de politie (persoons)gegevens bij fanfarecorps Erica opvraagt. In een dergelijk geval dient fanfarecorps Erica medewerking te verlenen en is dan ook verplicht de gegevens af te geven.
VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN MINDERJARIGEN
Fanfarecorps Erica verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
BEWAARTERMIJN
Fanfarecorps Erica bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
BEVEILIGING
Fanfarecorps Erica heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van haar leden en donateurs te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
alle personen die namens fanfarecorps Erica van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan,
een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid wordt gebruikt voor alle verenigingssystemen;
back-ups van de persoonsgegevens worden gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
RECHTEN OMTRENT GEGEVENS
De leden en donateurs van fanfarecorps Erica hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke fanfarecorps Erica van hen ontvangen heeft.
Tevens kunnen zij bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens (of een deel hiervan) door fanfarecorps Erica.
Ook hebben zij het recht om de verstrekte gegevens door fanfarecorps Erica te laten overdragen aan henzelf of een door hun gespecificeerde andere partij. Fanfarecorps Erica kan haar leden/donateurs vragen zich te legitimeren, voordat zij gevolg geeft aan een dergelijk verzoek.
De leden/donateurs van fanfarecorps Erica hebben altijd het recht hun toestemming om hun persoonsgegevens te verwerken, in te trekken.
VRAGEN
Fanfarecorps Erica is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via het secretariaat van onze vereniging (zie de gegevens op de contactpagina).
KLACHTEN
Fanfarecorps Erica vraagt haar leden/donateurs om direct contact met een bestuurslid van de vereniging op te nemen wanneer zij een klacht hebben over de verwerking van hun persoonsgegevens.
Fanfarecorps Erica zou het zeer betreuren als de klagende partij samen met fanfarecorps Erica niet tot een oplossing van de klacht kan komen. Mocht het echter zo zijn dat een klacht niet kan worden opgelost, dan heeft de klagende partij altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming).
AVG verklaring
Hierbij verklaart de Stichting AVG voor Verenigingen dat Fanfarecorps Erica het AVG-programma geheel of gedeeltelijk heeft doorlopen. Fanfarecorps Erica verklaart hiermee dat de inspanningen zijn verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Indien niet alle programmaonderdelen zijn afgewerkt en de verklaring toch wordt aangevraagd, dan is geen volledige invulling gegeven aan de eisen van de wetgever. De Stichting AVG voor Verenigingen adviseert de openstaande punten alsnog zo snel mogelijk af te werken en in elk geval in het programma een aantekening te maken wanneer dit zal gebeuren.
In de hierna volgende verklaring staan alle onderdelen/stappen die Fanfarecorps Erica heeft doorlopen om te voldoen aan de AVG-wetgeving. Per onderdeel is duidelijk aangegeven welke gegevens en onderdelen van de wet van toepassing zijn en hoe daar aan voldaan is. Waar nodig is additionele informatie verstrekt ter verduidelijking van de situatie.
Fanfarecorps Erica begrijpt dat AVG-wetgeving continu van toepassing is en dat wij regelmatig de gegevens moeten controleren en updaten.
Met het volledig doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft Fanfarecorps Erica kennis over de materie ontvangen die door de AVG wordt geraakt, en verklaart zelf naar eer en geweten aan de wet te voldoen.
Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 18-5-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingen
gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.